Yeni Yapılan Binada Yönetim Nasıl Kurulur? İlk Yapılması Gerekenler

Yeni bir binada kat malikleri taşınmaya başladığında, binanın ortak ihtiyaçlarının karşılanması ve yönetimin düzenli şekilde yürütülmesi için kat malikleri kurulunun oluşturulması gerekir.

Özellikle ilk kez yönetici olan kişiler için bu süreçte hangi işlemlerin yapılacağı merak konusu olabilir. Peki yeni bir binada yönetim kurulduktan sonra ilk olarak neler yapılmalıdır?

1. Kat Malikleri Kurulu Toplanır

Binadaki kat malikleri bir araya gelerek kat malikleri kurulu toplantısını yapar.

İlk toplantıda binanın yönetimiyle ilgili temel konular görüşülür. Yönetici veya yönetim kurulu seçimi, ortak giderlerin karşılanması, bakım ve temizlik gibi ihtiyaçlar ve binanın yönetimiyle ilgili diğer konular karara bağlanabilir.

Kat malikleri kurulunun aldığı kararların usulüne uygun şekilde kayıt altına alınması gerekir.

2. Yönetici Seçilir

Kat malikleri kurulunda binanın yöneticisi seçilir. Yönetici, kat malikleri arasından seçilebileceği gibi dışarıdan bir kişi de olabilir.

Yönetici seçildikten sonra binanın ortak ihtiyaçlarının karşılanması, giderlerin yönetilmesi, kat malikleri kurulu kararlarının uygulanması ve yönetimle ilgili diğer işlerin yürütülmesi yöneticinin sorumluluğundadır.

3. Karar Defteri Hazırlanır

Yeni yöneticinin ilk yapması gereken işlemlerden biri, kat malikleri kurulu kararlarının kaydedileceği karar defterini hazırlamaktır.

Kat malikleri kurulu kararları, sayfa numaraları birbirini takip eden ve her sayfası noter mührüyle tasdik edilmiş bir deftere yazılır. Toplantıda bulunan kat malikleri kararları imzalar; karara aykırı oy kullananlar ise aykırılığın sebebini belirterek imza atar.

Bu nedenle yeni yönetici, kullanılacak karar defterinin usulüne uygun şekilde hazırlanmasını sağlamalıdır.

Karar defterine yalnızca toplantı kararları değil, kanunda belirtilen yönetim kayıtları da tarih sırasıyla işlenir. Yönetici ayrıca gider belgeleri ve diğer yönetim belgelerini saklamakla yükümlüdür.

4. İşletme Projesi Hazırlanır

Yönetici seçildikten sonra yapılması gereken önemli işlemlerden biri de işletme projesinin hazırlanmasıdır.

Kat Mülkiyeti Kanunu'na göre yönetici, atandığı zaman bir işletme projesi hazırlayarak kat maliklerine sunmakla yükümlüdür.

İşletme projesinde;

• Binanın bir yıllık tahmini gelir ve giderleri,
• Giderlerden kat maliklerine düşecek tahmini miktarlar,
• Tahmini ve diğer muhtemel giderleri karşılamak üzere alınacak avans tutarları

gösterilir.

Böylece binanın yıllık giderleri planlanır ve ortak giderler için gerekli bütçe oluşturulur.

5. Aidat ve Ortak Gider Takibi Başlatılır

İşletme projesi doğrultusunda ortak giderler ve kat maliklerinden alınacak avanslar belirlenir.

Ortak alan elektriği, temizlik, asansör bakımı, bahçe bakımı ve binanın diğer ortak giderleri düzenli olarak takip edilir.

Yapılan harcamaların belgelerinin saklanması ve kat maliklerinin ödemelerinin düzenli şekilde takip edilmesi, yönetimin mali açıdan düzenli ilerlemesini sağlar.

6. Ortak Alanların İhtiyaçları Belirlenir

Yeni binalarda yönetimin ilk döneminde ortak alanlarla ilgili ihtiyaçların kontrol edilmesi de önemlidir.

Asansör, ortak elektrik ve su, temizlik, bahçe, yangın güvenliği ve diğer bakım ihtiyaçları gözden geçirilerek gerekli hizmetler planlanmalıdır.

Binada çalışan personel bulunacaksa işe giriş, ücret, izin ve diğer personel işlemleri de ayrıca düzenli şekilde takip edilmelidir.

7. Yönetim Kayıtları Düzenli Tutulur

Yönetimin kurulmasıyla birlikte kararların, gelir ve giderlerin, aidat ödemelerinin ve yapılan harcamaların düzenli şekilde kayıt altında tutulması gerekir.

Bu kayıtların dijital olarak takip edilmesi de yöneticinin işini kolaylaştırabilir. Biyos gibi apartman ve site yönetim uygulamaları; aidat, gelir-gider, karar ve duyuru gibi yönetim süreçlerinin tek bir sistem üzerinden düzenli şekilde takip edilmesine yardımcı olabilir.

Özellikle ilk kez yöneticilik yapan kişiler için düzenli kayıt ve takip, hem yönetim işlerinin kolaylaşmasına hem de kat maliklerine karşı şeffaf bir yönetim yürütülmesine katkı sağlar.

Sonuç olarak yeni bir binada yönetimin kurulması, yalnızca bir yönetici seçmekten ibaret değildir. Kat malikleri kurulunun toplanması, yöneticinin seçilmesi, karar defterinin usulüne uygun şekilde tutulması, işletme projesinin hazırlanması ve gelir-gider takibinin başlatılması yönetimin temel adımlarını oluşturur.

Doğru kayıt, düzenli takip ve şeffaf bir yönetim anlayışı, binanın ilk günden itibaren daha düzenli yönetilmesine yardımcı olur.