Yeni tikilmiş binada idarəetməni necə qurmaq olar İlk işlər

Mərtəbə sahibləri yeni bir binada köçməyə başladıqda, binanın ümumi ehtiyaclarının ödənilməsi və idarəetmə nizamlı şəkildə aparılması üçün mərtəbə sahiblərinin lövhəsi yaratmaq lazımdır.

Xüsusilə ilk dəfə menecer olan insanlar üçün bu prosesdə hansı hərəkətlər görəcəyi maraq doğurur. Yeni binada rəhbərlik qurulduqdan sonra əvvəlcə nə edilməlidir?

1-ci Mərtəbə Sahibləri Şurası

Binadakı mərtəbə sahibləri görüşür və mərtəbə sahibləri şurasının iclasını keçirirlər.

İlk iclasda binanın idarə olunması ilə bağlı əsas məsələlər müzakirə olunur. Menecerin və ya direktorlar şurasının seçilməsi, ümumi xərclərin qarşılanması, texniki xidmət və təmizlik və binanın idarə edilməsi ilə bağlı digər məsələlər kimi ehtiyaclara qərar verilə bilər.

Mərtəbə sahibləri şurası tərəfindən qəbul edilən qərarlar lazımi qaydada qeyd edilməlidir.

2. Admin seçilir

rəhbəri mərtəbə sahibləri şurasında seçilir. Menecer mərtəbə sahibləri arasında, eləcə də kənar bir şəxs arasında seçilə bilər.

Menecer seçildikdən sonra binanın ümumi ehtiyaclarını ödəmək, xərcləri idarə etmək, mərtəbə sahibləri şurasının qərarlarını həyata keçirmək və idarəetmə ilə bağlı digər işləri həyata keçirmək menecerin məsuliyyətidir.

3. Qərar kitabı hazırlanmışdır

Yeni menecerin yerinə yetirməli olduğu ilk hərəkətlərdən biri, mərtəbələrin sahibləri şurasının qərarlarının qeyd olunacağı qərar kitabını hazırlamaqdır.

Mərtəbə sahibləri şurasının qərarları bir dəftərdə yazılır, səhifə nömrələri bir-birini izləyir və hər səhifə notarial qaydada təsdiqlənir. İclasda iştirak edən mərtəbələrin sahibləri qərarları imzalayırlar; qərara qarşı səs verənlər uyğunsuzluğun səbəbini göstərirlər.

Buna görə yeni menecer istifadə ediləcək qərar kitabının düzgün hazırlanmasını təmin etməlidir.

Yalnız iclas qərarları deyil, həm də qanunda göstərilən idarəetmə qeydləri qərar kitabında tarix ardıcıllığı ilə işlənir. Menecer həm də xərc sənədlərini və digər idarəetmə sənədlərini saxlamağa borcludur.

4. Biznes Layihəsi Hazırlanır

Menecer seçildikdən sonra həyata keçirilməli olan vacib tədbirlərdən biri iş layihəsinin hazırlanmasıdır .

Kondominium haqqında Qanuna əsasən, menecer təyin edildikdə biznes layihəsi hazırlayaraq onu mərtəbə sahiblərinə təqdim etmək məcburiyyətindədir.

Biznes layihəsində;

• Binanın illik təxmini gəlirləri və xərcləri,
• Mərtəbələrin sahiblərinə xərclərdən çıxarılacaq təxmini məbləğlər,
• Təxmini və digər mümkün xərcləri ödəmək üçün alınacaq avans məbləğləri

göstərilir.

Beləliklə, binanın illik xərcləri planlaşdırılır və ümumi xərclər üçün lazımi büdcə formalaşdırılır.

5. Vəzifələr və ümumi xərclərin izlənməsi

Biznes layihəsinə uyğun olaraq, mərtəbə sahiblərindən alınacaq ümumi xərclər və avanslar müəyyən edilir.

Ümumi sahənin elektrik enerjisi, təmizlik, liftə qulluq, bağçaya qulluq və binanın digər ümumi xərclərinə mütəmadi olaraq nəzarət olunur.

Görülən xərclərin sənədlərinin aparılması və mənzil sahiblərinin ödənişlərinin müntəzəm izlənməsi maliyyə baxımından idarəetmənin nizamlı inkişafını təmin edir.

6. Ümumi Məkanların Ehtiyacları Müəyyən olunur

Yeni binalarda idarəetmənin ilk dövründə ümumi sahələrlə bağlı ehtiyacları yoxlamaq da vacibdir.

Lazımi xidmətlər lift, ümumi elektrik və su, təmizlik, bağ, yanğın təhlükəsizliyi və digər texniki xidmət ehtiyaclarını nəzərdən keçirməklə planlaşdırılmalıdır.

Binada işçi heyəti olarsa, giriş, əmək haqqı, icazələr və digər kadr əməliyyatları da mütəmadi olaraq izlənilməlidir.

7. İdarəetmə qeydləri müntəzəm olaraq

Rəhbərliyin qurulması ilə qərarların, gəlir və xərclərin, rüsumların ödənişlərinin və çəkilən xərclərin müntəzəm qeydini aparmaq lazımdır.

Biyos kimi mənzil və sayt idarəetmə proqramları rüsumlar, gəlir-xərclər, qərarlar və elanlar kimi idarəetmə proseslərini vahid sistemdə nizamlı şəkildə izləməyə kömək edə bilər.

Xüsusilə ilk dəfə menecerlər üçün müntəzəm qeydiyyat və izləmə həm idarəetmə işinin sadələşdirilməsinə, həm də mərtəbə sahiblərinə qarşı şəffaf idarəetmənin aparılmasına kömək edir.

Nəticədə yeni binada rəhbərliyin qurulması yalnız menecerin seçilməsindən ibarət deyil. Mərtəbə sahibləri şurasının iclası, menecerin seçilməsi, qərar kitabçasının düzgün aparılması, biznes layihəsinin hazırlanması və gəlir-xərclərin izlənməsinin başlanması idarəetmənin əsas mərhələlərini təşkil edir.

Düzgün qeydiyyat, müntəzəm monitorinq və şəffaf idarəetmə anlayış ı ilk gündən binanı daha müntəzəm idarə etməyə kömək edir.