Apartman Personelinin İzinleri Nasıl Takip Edilmeli?

Apartman ve sitelerde görev yapan kapıcı, temizlik görevlisi, bahçıvan, güvenlik görevlisi gibi personelin çalışma düzeninin sağlıklı şekilde yürütülmesi, yönetimin önemli sorumluluklarından biridir.

Personelin hangi tarihlerde izin kullandığının, ne kadar yıllık izin hakkının bulunduğunun ve raporlu olduğu günlerin düzenli şekilde kayıt altına alınması; hem işlerin planlanmasını kolaylaştırır hem de ileride ortaya çıkabilecek uyuşmazlıklarda kayıtların sağlıklı olmasını sağlar.

Peki apartman yönetimleri personel izinlerini takip ederken nelere dikkat etmeli?

Yıllık İzinler Düzenli Olarak Takip Edilmeli

Apartman personelinin yıllık ücretli izin hakkı, 4857 sayılı İş Kanunu kapsamında düzenlenir. Çalışanın aynı işverene bağlı çalışma süresine göre yıllık izin hakkı değişir.

Genel olarak;

• 1 yıldan 5 yıla kadar (5 yıl dahil) çalışanlara: En az 14 gün,

• 5 yıldan fazla, 15 yıldan az çalışanlara: En az 20 gün,

• 15 yıl ve daha fazla çalışanlara: En az 26 gün

yıllık ücretli izin verilmesi gerekir.

18 yaş ve daha küçük yaştaki çalışanlar ile 50 yaş ve üzerindeki çalışanların yıllık ücretli izin süresi ise 20 günden az olamaz.

Bu nedenle personelin işe başlama tarihi, hak ettiği yıllık izin süresi, kullandığı izinler ve kalan izinleri düzenli olarak takip edilmelidir.

İzinlerin yalnızca sözlü olarak takip edilmesi yerine, kullanılan izinlerin tarih ve sürelerini gösteren kayıtların tutulması önemlidir. İzin formları ve ilgili belgelerin düzenli şekilde saklanması da olası uyuşmazlıklarda sürecin daha sağlıklı yürütülmesine yardımcı olur.

Mazeret İzinleri ve Sağlık Raporları da Kaydedilmeli

Personelin izin takibi yalnızca yıllık izinlerle sınırlı değildir.

Mazeret izinleri ve sağlık raporları da düzenli şekilde kayıt altına alınmalıdır. İş Kanunu kapsamında belirli durumlar için verilen ücretli mazeret izinleri, yıllık ücretli izin süresinden düşülmez.

Örneğin evlenme, evlat edinme, eşin doğum yapması veya kanunda belirtilen yakınların ölümü gibi durumlarda çalışanların belirli sürelerde ücretli mazeret izni hakkı bulunmaktadır.

Bunun yanında sağlık raporu nedeniyle işe devam edilemeyen günlerin de kayıtlarının tutulması gerekir. Bu kayıtlar, personelin devam durumunun izlenmesi ve ücret ile SGK süreçlerinin doğru şekilde yürütülmesi açısından önem taşır.

Apartman Yöneticisi Nelere Dikkat Etmeli?

Kat Mülkiyeti Kanunu'nun 35. maddesi kapsamında yönetici, ana taşınmazın yönetimiyle ilgili işleri yürütür ve gerekli personelin çalıştırılması ile buna ilişkin giderlerin yönetilmesi gibi görevleri yerine getirir.

Ancak personelin izin, ücret, çalışma süresi, SGK ve diğer işçilik hakları bakımından ilgili iş mevzuatına uygun hareket edilmesi gerekir.

Bu nedenle personel çalıştırılan apartman ve sitelerde yalnızca işe giriş ve ücret bilgilerinin değil, izin ve rapor gibi personel kayıtlarının da düzenli tutulması önemlidir.

Özellikle birden fazla personelin görev yaptığı sitelerde izinlerin gelişigüzel takip edilmesi; hangi personelin izinli olduğunun unutulmasına, çalışma planının aksamasına veya izin bakiyelerinin karışmasına neden olabilir.

İzin Takibini Düzenli Yapmak Neden Önemli?

Düzenli tutulan personel kayıtları;

• Kullanılan ve kalan yıllık izinlerin takip edilmesini,

• Personelin izin ve rapor durumunun kolayca görülmesini,

• Çalışma planının buna göre yapılmasını,

• Ücret ve diğer personel işlemlerinin daha düzenli yürütülmesini,

• İleride oluşabilecek uyuşmazlıklarda kayıtların incelenebilmesini

kolaylaştırır.

Bu nedenle apartman yönetimlerinde personel izinlerinin belirli bir sistem üzerinden takip edilmesi, hem yönetici hem de çalışan açısından daha sağlıklı bir çalışma düzeni oluşturur.

Dijital Takiple Personel İzinlerini Daha Kolay Yönetin

Personel izinlerini düzenli takip etmek için tüm kayıtların manuel olarak tutulması yerine dijital takip araçlarından da yararlanılabilir. Biyos'ta personel ve izin kayıtlarını düzenli şekilde takip ederek kullanılan izinleri ve kalan izin durumlarını tek bir sistem üzerinden kolayca kontrol edebilirsiniz.

Düzenli tutulan personel kayıtları, apartman ve site yönetiminde hem günlük işlerin planlanmasını hem de personel süreçlerinin daha kontrollü yürütülmesini sağlar.