Apartman ve Site Personeli Çalıştırırken Yönetici Nelere Dikkat Etmeli?

Apartman ve sitelerde kapıcı, temizlik görevlisi, bahçıvan veya güvenlik görevlisi gibi personeller çalıştırılabilir. Ancak personel çalıştırmak, apartman veya site yönetimi açısından yalnızca işe giriş yapmak ve maaş ödemekten ibaret değildir. İşveren olarak SGK, iş hukuku ve iş sağlığı ve güvenliği alanında çeşitli yükümlülüklerin yerine getirilmesi gerekir.

Personel Çalıştırılması ve Yönetim Kararı

Personel çalıştırılması, apartman veya sitenin yönetimi ve giderleriyle doğrudan ilgilidir. Yönetici, Kat Malikleri Kurulu kararlarını ve yönetim planını dikkate alarak görevini yürütmeli; personel giderleri de yönetim bütçesinde ve işletme projesinde dikkate alınmalıdır.

Kat Mülkiyeti Kanunu'nun 35. maddesi yöneticinin, yönetim planında aksine hüküm olmadıkça, anagayrimenkulün genel yönetimi ile temizlik ve bakım gibi işlerinin yürütülmesiyle ilgili görevlerini düzenler. İşletme projesinde ise tahmini gelir ve giderler ile kat maliklerinden toplanacak avanslar gösterilir.

İşe Giriş ve SGK İşlemleri

Personel işe başlamadan önce gerekli SGK işe giriş bildirimi yapılmalı ve çalışan sigortalı olarak bildirilmelidir. Personelin sigortalılık ve prim işlemleri de süresi içinde takip edilmelidir.

İşe giriş işleminin yapılmasıyla süreç tamamlanmaz. Personel çalıştırılması nedeniyle ortaya çıkan bordro, prim, bildirim ve beyanname gibi yasal yükümlülüklerin de düzenli şekilde yerine getirilmesi gerekir. Bu nedenle özellikle mali ve yasal bildirim süreçlerinde mali müşavir desteğinden yararlanılması yöneticinin işini kolaylaştırır.

İş Sözleşmesi ve Görev Tanımı

Çalışanın yapacağı iş, çalışma saatleri, ücret ve diğer çalışma koşulları açıkça belirlenmelidir. Görev tanımının mümkün olduğunca net olması, özellikle temizlik, bakım, bahçe işleri veya teknik işler gibi farklı görevlerin bulunduğu yapılarda sonradan yaşanabilecek anlaşmazlıkların önüne geçebilir.

İş Sağlığı ve Güvenliği İhmal Edilmemeli

Apartman ve site personeli çalıştırılırken iş sağlığı ve güvenliği de göz ardı edilmemelidir. 6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu kapsamında işverenin; çalışanların sağlık ve güvenliğini sağlamak, riskleri değerlendirmek, gerekli tedbirleri almak, çalışanları bilgilendirmek ve gerekli eğitimleri sağlamak gibi yükümlülükleri bulunmaktadır.

Yapılan işe göre çalışanlara uygun kişisel koruyucu donanımların sağlanması ve gerekli sağlık gözetiminin gerçekleştirilmesi de önemlidir. Örneğin temizlik ürünleriyle çalışma, merdiven kullanımı veya yüksekte yapılan işler farklı riskler oluşturabilir. Bu nedenle çalışanın yaptığı işe uygun İSG tedbirleri alınmalıdır.

Maaş ve İzin Takibi

Personelin ücreti zamanında ödenmeli ve ücret ödemelerine ilişkin kayıtlar düzenli tutulmalıdır. Yıllık izin ve diğer yasal izinler de takip edilmeli, kullanılan izinler kayıt altına alınmalıdır.

Düzenli kayıt tutulması yalnızca çalışan açısından değil, yönetici değişikliklerinde yönetimin geçmiş kayıtları sağlıklı şekilde devralabilmesi açısından da önem taşır.

Kıdem Tazminatı Gibi Giderler Önceden Planlanmalı

Personelin çalışma süresi boyunca ileride doğabilecek kıdem tazminatı gibi işçilik giderleri yönetim bütçesi hazırlanırken göz önünde bulundurulmalıdır. Bu tür giderlerin önceden planlanması, ileride apartman veya site bütçesinde beklenmedik bir yük oluşmasının önüne geçmeye yardımcı olur.

Burada önemli olan, kıdem tazminatı için kanunda ayrıca zorunlu bir “fon” bulunduğu şeklinde değerlendirme yapmak yerine, gelecekte doğabilecek işçilik maliyetlerinin yönetim bütçesinde dikkate alınmasıdır.

Personel Kayıtları Düzenli Tutulmalı

Personelin işe giriş bilgileri, görev tanımı, ücret bilgileri, izinleri ve gerekli diğer kayıtları düzenli tutulmalıdır. Yönetici değiştiğinde bu kayıtların eksiksiz şekilde devredilmesi, yeni yöneticinin süreci daha kolay yürütmesini sağlar.

Personel kayıtlarının düzenli tutulması, apartman ve site yönetiminde hem günlük takibi kolaylaştırır hem de geçmişe dönük bilgiye ihtiyaç duyulduğunda yöneticinin işini kolaylaştırır.

Biyos'ta apartman ve site personeli için personel kaydı oluşturabilir, maaş ve izin takibini düzenli şekilde gerçekleştirebilirsiniz. Böylece personelle ilgili temel bilgileri ve takip süreçlerini tek bir yerde tutabilirsiniz.